Wat behels dit? |
Kry terugvoer van ander projekbestuurders en leer uit hulle ervaring |
| |
Opdatering |
Inligting word so spoedig moontlik bygevoeg. |
| |
Om jou insette te gee |
1. |
Stuur e-pos aan die PROJEKtUSkantoor (sien kontakinligting) met u kommentaar en ervaring. |
2. |
Sodra die e-pos ontvang is, word die insette verwerk en hier beskikbaar gestel. |
| |
LESSE GELEER |
Algemeen |
1. |
Die toepassing van projekbestuursbeginsels help om denke en prosesse te sistematiseer. |
2. |
Deeglike voorbereiding dra by tot die gladde uitvoering van die projek. |
3. |
Gapingsanalises wat voor die aanvang van 'n projek gedoen is, dra by tot 'n projek se sukses. |
4. |
Moenie probeer om te veel besigheidsprosesse gedurende 'n projek te verander nie. |
5. |
Projekstrukture en ander forums help baie met tydige besluitneming. |
6. |
Die toepassing van projekbestuursbeginsels word as "vreemd" ervaar binne 'n universiteitskonteks. Dit bemoeilik die rol van 'n projekbestuurder. |
| |
Inisiëring en beplanning |
1. |
'n Projekplan moet goed deurdink en deeglik gedefinieerd wees. |
2. |
Deeglike projekbeplanning is tydrowend - maak dus voorsiening daarvoor tov tydsbeplanning. |
3. |
Defineer die volle omvang van die projek. |
4. |
Afhangende van die aard en duur van die projek, is dit dalk nie moontlik om die volledige projek in detail te beplan nie. Breek die projek dan in fases op en maak elke fase afhanklik van die uitkoms van die voorafgaande fase (inkrementele beplanning). |
5. |
Breek take sover moontlik op sodat 'n enkele persoon daarvoor verantwoordelik is. Dit maak dit makliker om vordering te meet en om te sien waar bottelnekke is. |
6. |
Vroeë beplanning en meer realistiese doelstellings itv tyd verminder die druk op die personeel gedurende die projek. |
7. |
Die eienaars van die besigheidsprosesse sowel as sleutel personeellede moet van die begin af beskikbaar en betrokke wees by die gedetailleerde beplanning. |
8. |
Gebruikers moet fokus op die detail van die voorgestelde oplossing. Sodoende kan verseker word dat die voorgestelde oplossing wel in die behoeftes sal voorsien. |
9. |
Hersien die voorgestelde oplossing - kyk beide na die detail en na die geheelbeeld. |
10. |
Maak van die mees onlangse inligting of dokumentasie gebruik in beplanning. |
11. |
Onthou om te beplan en tyd toe te laat vir die regstel van foute. |
12. |
Ten einde te voorkom dat besluitnemingsprosesse tot vertragings lei, behoort daar reeds tydens projekbeplanning met rolspelers ooreengekom word wanneer insette benodig word. Sodoende kan hulle betyds hul skedules by die projek aanpas. |
13. |
Die projekskedule moet in ag neem dat tyd steeds aan dag-tot-dag take gespandeer gaan word. |
14. |
Maak voorsiening vir die tyd wat benodig gaan word om sleutelaflewerbares met die belanghebbendes uit te klaar. |
15. |
Die projekplan moet so gedetailleerd moontlik wees voordat die begroting opgestel word. |
16. |
Besluit vooraf watter hulpmiddel gebruik gaan word vir projekbeplanning en waarvoor dit nog anders gebruik kan word, bv. om vordering aan te teken. |
17. |
Kom vooraf met die projekeienaar ooreen oor die vlak van detail wat in die projekplan vereis word. |
18. |
Projekbestuurshulpmiddels of -pakkette moet maklik wees om te gebruik. |
19. |
Die gebruik van MS Project bevorder analitiese denke tov take. |
| |
Beplanning: Tegnologieprojekte |
1. |
Standaardiseer die apparatuur en bedryfstelsels vir optimale kostebeheer en beter noodtoestand voorsiening. |
2. |
Stel vas of 'n stelsel missie-kritiek is. Indien wel, moet dit tydens beplanning in ag geneem word. |
3. |
Die implementering van nuwe tegnologie gaan met groeipyne gepaard wat gewoonlik negatief op die projekskedule impakteer. |
4. |
Maak voorsiening vir afsonderlike toets-, ontwikkelings- en produksie-omgewings. |
5. |
Indien kommersiële stelsels aangekoop word, is dit noodsaaklik om kennis te bekom in die vorm van ERVARE konsultante. |
6. |
Gee baie aandag aan kapasiteitsbeplanning, lastoets en -simulasies en verstelling ("tuning") van werkverrigting. |
7. |
Tegniese ontwerpspesifikasies, insluitende verslagspesifikasies, moet vooraf met gebruikers deurgewerk word sodat hulle verstaan waaroor dit gaan en 'n effektiewe oplossing kan sien vanuit 'n besigheidsperspektief. |
8. |
Voordat 'n tegnologieprojek in produksie geplaas word, moet toetse eers gedoen word om te verseker dat die stelsel die lading kan hanteer. |
| |
Rolle: algemeen |
1. |
Rolle en verantwoordelikhede tov interne sowel as eksterne personeel moet van die begin af duidelik gedefinieer word. |
2. |
Op groter projekte is dit sinvol om spanleiers te identifiseer na wie sekere verantwoordelikhede gedelegeer kan word. |
3. |
Eienaarskap van die projek en begrip vir die projek se doelwitte moet op alle vlakke aangemoedig word, nie net op seniorvlak nie. |
4. |
Indien spanlede beide vir dag-tot-dag take en projektake verantwoordelik is, ontvang dag-tot-dag take gewoonlik hoër prioriteit en word onvoldoende tyd gelaat vir projektake. |
5. |
Maak seker dat senior bestuur verantwoordelikheid aanvaar vir projekafhanklikhede wat buite die projekspan se beheer val. |
| |
Rolle: projekeienaar |
1. |
Projekeienaars moet kundig wees in projekbestuur sodat hulle hul rol kan verstaan en die nodige ondersteuning aan die projekbestuurder kan bied. |
2. |
Dit is kritiek vir die sukses van 'n projek dat die projekeienaar sy / haar verantwoordelikheid aanvaar en effektief uitoefen. |
| |
Rolle: aandeelhouers |
1. |
Moenie aanvaar dat alle betrokkenes verstaan waaroor die projek gaan nie - hou inligtingsessies en stel dokumentasie beskikbaar. |
| |
Rolle: projekbestuurder |
1. |
Die projekbestuurder moet opgelei wees in projekbestuur voordat die projek begin. Dit lei tot groter waardering vir die benadering en ook beter beplanning. |
2. |
Nuwe projekbestuurders behoort 'n ervare mentor te hê wat hom/haar op die regte roete hou. |
3. |
US moet gewillige projekbestuurders identifiseer en oplei om kundiges te word. |
4. |
Die US moet nie projekbestuurders aanstel wat nie bereid is om die taak te verrig nie of bloot op grond van die pos wat hulle beklee nie. |
5. |
Projekbestuurders moet oordeelkundig, en met hul instemming, aan projekte toegeken word voordat die projek volledig gekonseptualiseer en goedgekeur is. Sodoende kan hulle van die begin af eienaarskap aanvaar van die projek. |
6. |
Gereelde terugvoering en opleiding moet aan projekbestuurders gegee word. |
7. |
Die rol van die projekbestuurder mbt die spanlede moet deeglik gedefinieer word en hy/sy moet die nodige gesag hê om te kan optree. |
8. |
Omgewingshoofde moet aanvaar dat projekbestuurders in hulle omgewings nie projekbestuur en normale werkslading kan hanteer nie. Projekbestuurders moet verligting kry van hulle normale werkslading vir die duur van die projek. |
9. |
Die projekbestuurder moet betrokke wees by al die fasette van die projek, insluitende die opstel van die begroting. |
| |
Rolle: konsultante |
1. |
Beter produktiwiteit en meer effektiewe oplossings word verkry indien eksterne personeel eers geörienteer is tov die tegniese en sake-omgewing. |
2. |
Maak seker dat daar met die konsultante ooreengekom word oor elke aflewerbare, sowel as duidelike begin- en einddatums. |
3. |
Laat ruim tyd toe om die kontraktuele aspekte uit te sorteer. |
| |
Tydbestuur |
1. |
Gedetaileerde riglyne tov tydbestuur en die voltooiing van tydstate moet reeds tydens die inisiëring van die projek vasgestel word. |
2. |
Spanlede moet genoegsame tyd beskikbaar hê om aan 'n projek deel te neem. |
3. |
Maak voorsiening vir die oortyd weens die las wat addisionele projektake op spanlede kan plaas. |
4. |
Die Universiteit se personeel is nie gewoond aan die voltooiing van tydstate nie. Maak seker dat die behoefte hieraan reeds aan die begin van die projek verduidelik word. |
5. |
Die vlak van detail op die tydstate is baie belangrik - dit moet fokus op die verkryging van voldoende inligting sodat take bestuur kan word, vordering gemonitor kan word en onderbenutte spanlede geïdentifiseer kan word. |
| |
Finansiële bestuur |
1. |
Onderskei van die begin af duidelik tussen projekkostes (afgehandel binne 'n spesifieke tyd) en deurlopende kostes. |
2. |
Moenie 'n projek begin voordat die projek en gepaardgaande begroting goedgekeur is nie. |
3. |
Verseker dat effektiewe finansiële administrasie gedoen word om oorspandering te voorkom. |
4. |
Indien moontlik, moet finansiële terugvoer net fokus op die projek en nie op die finansiële jaar nie. |
| |
Menslike Hulpbronbestuur |
1. |
Spanlede en sleutel personeellede behoort ook opleiding in projekbestuursmetodologie en gepaardgaande template te ontvang. |
2. |
Konsekwentheid ten opsigte van die samestelling van 'n projekspan vir die duur van 'n projek is 'n belangrike faktor. |
3. |
Indien moontlik, moet gededikeerde personeel aan projekte toegewys word; andersins moet vir konsultant begroot word. |
4. |
Mense moet bereid wees om die werk te doen en verantwoordelikheid aanvaar vir spesifieke take. |
5. |
Interne personeel moet georiënteer word tov 'n nuwe produk, funksionaliteit en modelle. |
6. |
Skep 'n gemeenskaplike woordeboedkmet definisies van terme wat gedurende projek gebruik sal word. |
7. |
Kontrakte moet voor die aanvang van die projek gefinaliseer word. |
8. |
Personeel moet gekies word op grond van hul vermoë en bereidwilligheid om hul projekrol te vervul. |
9. |
Kennisoordrag moet ingesluit word in kontrakte met buite-konsultante. |
10. |
Kennisoordrag is noodsaaklik om afhanklikheid van enkele hulpbronne te voorkom. |
| |
Kommunikasie |
1. |
Projekbestuurders moet die belangrikheid van kommunikasie vir hul projekte verstaan. |
2. |
Projekbestuurders moet die verantwoordelikheid vir kommunikasie aanvaar. |
3. |
Die projekte moet hul gestelde mylpale bereik sodat die kommunikasie doeltreffend kan plaasvind. |
4. |
Baie aandag moet aan interne kommunikasie en demonstrasies geskenk word. |
5. |
Skeduleer meer tyd vir kommunikasie en veranderingsbestuur. |
6. |
Sleutelboodskappe moet deur verskillende mense en mbv verskillende media oor en oor herhaal word. |
7. |
Sigbare ondersteuning van die projekeienaar is noodsaaklik. |
8. |
Insette van 'n kommunikasiespesialis is nuttig. |
9. |
Meer geteikende bemarking kan gebruik word. |
10. |
Die skepping van 'n identiteit vir die projek kan baie help met die kommunikasie. |
11. |
Wees bedag op 'n kultuur waar mense nie die verantwoordelikheid aanvaar om ingelig te wees en kommunikasiestukke te lees nie. |
12. |
Tydige en vinnige toegang tot professionele dienste, soos formatering van dokumente, webontwerp, produksie van bemarkingsmateriaal en drukwerk, is noodsaaklik. |
13. |
Maak seker dat verantwoordelikheid deur die regte persone geneem word vir kommunikasie na afhandeling van die projek. |
| |
Risikobestuur |
1. |
Ondersoek die moontlike impak van die projek op die omgewing om die minimum ontwrigting te verseker. |
| |
Status / vordering |
1. |
Skeduleer vorderingsvergaderings in die begin van die projek en HOU daarby! |
2. |
Betrokkenes moet gereeld herinner word aan uitstaande take. |
3. |
Verseker dat die verslagdoeningsiklus, maw wanneer die verslae opgestel moet word, die gereelde skedule vir statusvergaderings in ag neem - voldoende tyd moet gelaat word vir die saamstel van die verslae. |
| |
Kwaliteitskontrole |
1. |
Opleiding in die teorie van toetsbeplanning en toetsing word vereis vir beide personeel en spanlede. |
2. |
Planne vir kwaliteitskontrole en toetsing moet tot in die fynste detail gedoen word. |
3. |
Toetssegmente moet besigheidsvereistes verteenwoordig en moet toetsing van alle moontlike scenario's verseker. |
4. |
Voldoende tyd moet geskeduleer wees sodat gebruikers self die stelsel kan toets. |
| |
Kwaliteitskontrole: Interne oudit |
1. |
Betrek die ouditeure van die begin af - 'n positiewe en pro-aktiewe bydrae word benodig, nie net re-aktiewe kontrole nie. |
2. |
Ouditeure moet vertroud wees met die area waar hul dienste benodig word, nie noodwendig die spesifieke toepassing nie. |
3. |
Ouditeure moet reeds bewese ervaring hê tov soortgelyke projekte en nie jou projek as leerskool gebruik nie. |
4. |
Moenie van ouditeure verwissel gedurende die projek nie. |
5. |
Sluit die oudit-aflewerbares in die projekplan in sodat dit tydens die uitvoering van die projek bestuur kan word. |
| |
Kwaliteitskontrole: Data migrasie |
1. |
Bou meganismes en voldoende tyd in die projekplan in om te verseker dat data goed skoongemaak word. |
2. |
Plaas beheermeganismes in plek om te verseker dat veranderinge aan die toepassings (gedurende die uitvoering van die projek) ook in die migrasiebehoeftes gereflekteer word. |
3. |
Maak seker dat kwaliteitskontrole deeglik gedoen word - mense werk onder groot druk en foute word wel gemaak. |
| |
Administrasie van aflewerbares |
1. |
Riglyne tov die gidse waar inligting gestoor moet word, moet van die begin af duidelik wees. |
2. |
Verseker dat alle dokumentasie op datum is, insluitend besigheidsprosesdokumentasie en tegniese spesifikasies. |
| |
Veranderingsbestuur: Algemeen |
1. |
Die toepassing van veranderingsbestuur kan bydra tot die skep van 'n nuwe kultuur binne 'n instansie. |
2. |
'n Instansie se gereedheid om te verander moet voor die tyd ge-evalueer word. |
3. |
Die bestaande organisatoriese kultuur en besigheidsprosesse kan effektiewe veranderingsbestuuraksies verhinder. |
4. |
Verkieslik moet 'n veranderingsbestuursmetodologie binne 'n instansie gevestig wees voor die aanvang van 'n projek. |
5. |
Die veranderingsbestuurplan moet buigbaar genoeg wees om aangepas te word aan die hand van terugvoer wat ontvang word. |
6. |
Die spanleier vir veranderingbestuur moet van die begin af betrokke wees, ook deurlopend gedurende beplanning. |
| |
Veranderingsbestuur: Veranderingsleierskap |
1. |
Opgeleide veranderingsleiers moet in elke omgewing gebruik word. |
2. |
Veranderingsleiers moet gekontrakteer word om hulle rolle te vervul. |
3. |
Veranderingsleiers moet van die begin van die projek af betrokke wees. |
| |
Veranderingsbeheer |
1. |
Impakanalises moet vir alle veranderings gedoen word. |
2. |
'n Deeglike veranderingsversoekopgawe moet gehou word en gereeld opdateer word. |
| |
Opleiding |
1. |
Indien 'n projek 'n opleidingskomponent het, is noukeurige handleidings en in-diepte opleiding is 'n vereiste.Gevallestudies moet ook in die handleidings ingesluit word. |
2. |
Die skep van handleidings moet beplan word as deel van die projek. |
3. |
Voldoende tyd moet geskeduleer word vir die skep van die handleidings, aanbied van opleidingsessies, sowel as opvolgopleiding. |
4. |
Opleidingsgeleenthede moet effektief bemark word - indiwiduele uitnodigings is die effektiefste. |
5. |
Die raamwerk en basiese inligting vir handleidings kan reeds vroeër, gedurende die ontwerpfases, saamgestel word. |
6. |
Alle spanlede behoort handleidings na te gaan vir volledigheid en korrektheid. |
7. |
Opleiding moet fokus op besigheidsprosesse eerder as op stelselfunksionaliteite. |
8. |
Indien praktiese oefeninge gedoen moet word, moet langer opleidingsessies geskeduleer word. |
9. |
Indien praktiese oefeninge deel uitmaak van opleiding, moet die aanbieder hulp hê. |
10. |
Opleidingscenario's moet deeglik beplan en saamgestel wees om effektief te werk. |
11. |
Maak seker dat opleidingsfasiliteite beskikbaar is en betyds bespreek word. |
12. |
Hulpbronne wat benodig word vir opleiding, bv rekenaars, dataprojektors, moet reeds voor opleiding bekom word. |
13. |
Gebruik 'n kleiner, maar toegewyde groep aanbieders. |
14. |
Elektroniese handleidings kan baie effektief wees en koste bespaar. |
