Sleutelriglyne |
Vra eers die volgende vrae: |
|
Is die vergadering werklik nodig? |
|
Wat is die doel van die vergadering? |
|
Wat presies wil jy met die vergadering bereik? |
|
Watter tipe vergadering gaan dit moontlik maak? |
|
Die sleutel tot 'n suksesvolle vergadering is voorbereiding! |
|
Wie moet teenwoordig wees? |
|
Watter inligting het hulle wat die ander spanlede nodig het? |
|
Wie moet teenwoordig wees om die kommunikasie te hanteer of om as getuie te dien dat 'n besluit rasioneel geneem is? |
|
Het die teenwoordiges die gesag om die nodige besluite te neem? |
|
Watter voorbereiding moet lede vooraf doen of watter inligting moet hulle saambring na die vergadering toe? |
|
Is daar enige iets wat gedemonstreer moet word? Indien wel, hoe beïnvloed die plek en tyd? |
|
Wat is die vroegste beskikbare tyd vir die vergadering? |
|
Is daar enige voorbereiding wat jy self moet doen om 'n besluit geneem te kry, bv. verskillende opsies voorberei? |
|
|
EN DAN |
|
Versprei die notule van die vorige vergadering betyds. |
|
Skep die agenda vir die vergadering en versprei dit betyds! |
|
Dui by elke agendapunt aan hoeveel tyd benodig word. |
|
Tydens die vergadering self: |
|
Begin stiptelik! |
|
Stel aan die begin die doelwitte en omvang van die vergadering, maw wat aangespreek gaan word en wat nie. |
|
Sit die agenda en tydsindeling uiteen. Beklemtoon dat die vergadering nie verleng kan word nie. |
|
Hou streng by die agenda en hou die vergadering by die punt. |
|
As nuwe sake opduik, teken dit aan vir latere aandag. |
|
Stel 'n notule of besluiteregister op. |
|
As geen vordering gemaak is nie, kan 'n opvolgvergadering geskeduleer word. Anders kan die voorsitter self 'n besluit neem. |
|
|
Tipes vergaderings |
Daar is 3 tipes vergaderings ter sprake, nl. Span-, Dagbestuur- en Stuurkomiteevergaderings.
Vir elke vergadering word gekyk na die doel daarvan, wie dit bywoon, hoe gereeld dit
behoort plaas te vind, die vlak van detail wat bespreek gaan word, sowel as tipiese agendapunte. |
|
SPANVERGADERINGS |
Doel |
|
Monitering van projekvordering sedert vorige vergadering |
|
Bepaling van projekstatus |
|
Bygewoon deur: |
|
Alle lede wat 'n taak het om te doen in die projekplan (spanlede) |
|
Nota: Ander persone kan uitgenooi word om spesifieke vergaderings by te woon. |
|
Frekwensie |
|
Weekliks |
|
Nota: Word onder meer bepaal deur projekgrootte en belangrikheid. |
|
Graad van besonderhede: |
|
Per taak |
|
Tipiese agendapunte |
|
Besluiteregister: Hersien en dateer die besluiteregister op soos bespreek in spanvergaderings |
|
Nota: Elke vergadering het 'n unieke besluiteregister wat betrekking het op daardie vergadering |
|
Vordering teenoor Skedule: Hersien die vordering op 'n taakbasis (fynste besonderhede) |
|
Risiko's & Kwessies: Hersien status van alle risiko's en kwessies, voeg nuwe risiko's of kwessies by indien nodig |
|
Veranderingsversoek: Hersien die status van alle onafgehandelde veranderingsversoeke.
Indien nodig, kan nuwe versoeke gerig word. |
|
Nota: Tydens Inisiëring word besluit wat die vlak van verantwoordelikheid is van die projekeienaar vir die goedkeuring van 'n veranderingsversoek. |
|
Werklike kostes teenoor begroting: Hersien tyd gespandeer en stel die raming vas tov die afhandeling van elke taak / aflewerbare |
|
Personeelkwessies: Bespreek enige personeelsake en identifiseer personeelkwessies |
|
Ander kwessies: Bespreek enige ander sake wat betrekking het op die projek |
|
|
DAGBESTUURVERGADERINGS |
Doel |
|
Verslagdoening oor projekvordering en status |
|
Bespreking van projekvordering en -status |
|
Bygewoon deur: |
|
Projekeienaar, Projekbestuurder en Spanleiers |
|
Nota: Ander persone kan uitgenooi word om spesifieke vergaderings by te woon. |
|
Frekwensie |
|
2-weekliks |
|
Nota: Word onder meer bepaal deur projekgrootte en belangrikheid. |
|
Graad van besonderhede: |
|
Per sleutelaflewerbare |
|
Tipiese agendapunte |
|
Besluiteregister: Hersien en dateer die besluiteregister op soos bespreek in dagbestuursvergaderings |
|
Nota: Elke vergadering het 'n unieke besluiteregister wat betrekking het op daardie vergadering |
|
Vordering teenoor Skedule: Doen verslag op sleutel aflewerbarebasis (matige besonderhede) |
|
Risiko's & Kwessies: Doen verslag oor medium en hoë prioriteit/impak risiko's en kwessies |
|
Veranderingsversoek: Doen verslag oor alle onafgehandelde veranderingsversoeke, hersien die impakanalise, aanvaar of wys die veranderingsversoek af |
|
Nota: Tydens Inisiëring word besluit wat die vlak van verantwoordelikheid is van die projekeienaar vir die goedkeuring van 'n veranderingsversoek. |
|
Werklike kostes teenoor begroting: Doen verslag oor die werklike finansiële status op sleutel-aflewerbarebasis (werklik vs begroting) |
|
Personeelkwessies: Doen verslag oor personeelkwessies en status |
|
Ander kwessies: Doen verslag en bespreek enige sake wat betrekking het op die projek |
|
|
STUURKOMITEEVERGADERINGS |
Doel |
|
Verslagdoening oor projekvordering en status |
|
Bespreking van projekvordering en -status |
|
Bygewoon deur: |
|
Projekeienaar, Projekbestuurder en Stuurkomitee |
|
Nota: Ander persone kan uitgenooi word om spesifieke vergaderings by te woon. |
|
Frekwensie |
|
Maandeliks |
|
Nota: Word onder meer bepaal deur projekgrootte en belangrikheid. |
|
Graad van besonderhede: |
|
Sleutelmylpale |
|
Tipiese agendapunte |
|
Besluiteregister: Hersien en dateer die besluiteregister op soos bespreek in stuurkomiteevergaderings |
|
Nota: Elke vergadering het 'n unieke besluiteregister wat betrekking het op daardie vergadering |
|
Vordering teenoor Skedule: Doen verslag op mylpaalbasis (oorhoofse besonderhede) |
|
Risiko's & Kwessies: Doen verslag oor hoë prioriteit/ impak risiko's en kwessies |
|
Veranderingsversoek: Doen verslag oor alle onafgehandelde veranderingsversoeke, hersien die impakanalise, aanvaar of wys die veranderingsversoek af |
|
Nota: Tydens Inisiëring word besluit wat die vlak van verantwoordelikheid is van die projekeienaar vir die goedkeuring van 'n veranderingsversoek. |
|
Werklike kostes teenoor begroting: Doen verslag oor die werklike finansiële status - opsommingsgewys (werklik vs begroting) |
|
Personeelkwessies: Doen verslag oor personeelstatus en onopgeloste kwessies |
|
Ander kwessies: Doen verslag en bespreek enige sake wat betrekking het op die projek |
|
