LW!

Inligting ivm direkte personeelkoste en indirekte oorhoofse koste word benodig, want die voordele van die projek moet groter wees as die koste van die personeel.

Bevorder goeie tydbestuur

1.

Prioritiseer (d.m.v. matriks hieronder).

2.

Beplan

3.

Gee duidelike opdragte

4.

Delegeer (sien riglyne en proses hieronder).

5.

Bestuur vergaderings (sien riglyne by "Status en vordering").

Tydbestuur tydens Beplanning

Moenie vooraf sê wat die teikendatum is nie!

1.

Identifiseer al die take wat binne die projek verrig moet word.

2.

Bepaal die interafhanklikhede tussen die take.

3.

Die projekspan (verkieslik die persoon wat die werk gaan verrig) dui aan hoeveel tyd per taak benodig word.

LW!

Maak seker dat die spanlid die tyd gee wat werklik benodig word, bv. moenie 5 dae aandui indien die taak eintlik 'n dag duur nie, maar die spanlid nie nou tyd het om daaraan aandag te gee nie.

4.

Onderskei tussen "effort" en tydsduur. "Effort" sê hoe lank 'n taak in ideale omstandighede sal duur. Sodra die beskikbaarheid van hulpbronne en ander faktore in ag geneem word, word gepraat van tydsduur.

5.

Onthou om te beplan vir: hersiening van beplanning en verslae, bestuurstyd, vergaderings.

Tydbestuur tydens Uitvoering

1.

Konsentreer op resultate, nie net op "besig wees" nie.

2.

Elke spanlid moet presies weet watter uitkoms van hom/haar verwag word.

3.

Soos wat die projek vorder, dui elke spanlid presies aan hoeveel tyd aan 'n taak gespandeer is.

4.

Die spanlid dui ook aan hoeveel tyd nog nodig is om die taak te voltooi.

5.

Elke spanlid handig weekliks sy/haar tydstaat in met die inligting van 6 en 7 daarop.

6.

Die projekplan word gereeld met die werklike tydsduur aangepas. Sodoende word tred gehou met werklike vordering sowel as moontlike aanpassings aan teikendatums.

Reëls vir prioritisering van tyd

1.

Hoeveel tyd is beskikbaar?

2.

Wat is die prioriteit van die taak?

3.

Bespreek tyd op jou dagboek vir die taak. Laat bietjie speling toe.

4.

Begin dadelik met 'n taak sodra die nodige insette/inligting beskikbaar is.

5.

Bestee 100% van jou tyd aan die taak tot dit afgehandel is.

6.

Gee dadelik die uitsette van jou taak aan na die volgende persoon.

7.

Prioriteitsmatriks

A: Het prioriteit bo alle ander take
B: Dikwels maklik om te voltooi en vereis min moeite
C: Kan later begin
D: Behoort nie daar te wees nie!

Skatting van tydsduur

1.

Indien geen historiese inligting beskikbaar is oor die tydsduur van take nie, werk op die volgende raming: Verwagte tydsduur + 15%.

2.

Indien daar inligting beskikbaar is ivm die tipe taak:
Optimistiese skatting (T_a)
+ Pessimistiese skatting (T_b)
+ 4 x Mees algemene skatting (T_c)

en deel dit deur 6

DELEGASIE

Vereistes

1.

Vertroue

2.

Wedersydse respek

3.

Deurlopende en sigbare ondersteuning

4.

Oop, eerlike kommunikasie

5.

Verantwoordelikheid

- Gaan gepaard met eienaarskap.
- Is 'n tweerigting proses (opwaarts en afwaarts)
- Word toegewys en aanvaar.

6.

Gesag

- Die reg om op te tree in gebiede waar gesag aan jou toegeken is en jy die verantwoordelikheid aanvaar het.

7.

Verantwoordbaarheid

- Hersiening van uitsprake en besluite
- Evalueer effektiwiteit
- Gee rigting aan toekomstige aksies

Proses

1.

Bepaal na wie toe gedelegeer moet word.

2.

Definieer die taak.

3.

Definieer jou verwagtinge.

4.

Defineer die vlak van gesag.

5.

Soek instemming en aanvaarding.

6.

Monitor prestasie en gee terugvoer.

Addisionele dokumentasie

Riglyne: Tydsbestuur

Templaat: tydstate

Riglyne: Tydstaattemplaat

Proses: hantering van tydstate