Algemeen |
1. |
Volg die basiese beginsels, soos uiteengesit in: "Beginsels van Finansiële Bestuur“ (opgestel deur die Afdeling Finansies en by hulle beskikbaar). |
| |
Beplanning |
1. |
Stel 'n weeklikse of maandelikse begroting op, afhangende van die duur van die projek. |
2. |
Neem die volgende tipes kostes in ag: |
| |
a) |
Direkte kostes |
| |
* |
Onvermydelike uitgawes - wissel na gelang van volume werk |
| |
* |
Bv. arbeid, materiaal toerusting |
b) |
Indirekte kostes |
| |
* |
Nie direk berekenbaar - wissel na gelang van tyd |
| |
* |
Bv. oorhoofse kostes deur maatskappy bepaal (waarskynlik per projek) |
c) |
Wins: Persentasie (%) gewoonlik bepaal deur instansie se beleid |
|
3. |
Die totale begroting word die "Budget at Completion" (BAC) genoem. |
| |
Uitvoering en monitering |
1. |
Hou AKKURAAT rekord van elke transaksie, uitgawes, ens. |
2. |
Dateer die begroting/spanderingsopgawe gereeld op. |
3. |
Kontroleer inligting met dit wat in die Finansiële stelsel verskyn. |
| |
Maniere om kostes te monitor |
1. |
Daar is 2 maniere om kostes te monitor: |
| |
a) |
Per taak of aflewerbare ("activity based costing") |
b) |
Deur by enige gegewe punt die werklike uitgawes te vergelyk met beplande uitgawes
(goeie aanduiding van welstand van projek) |
|
2. |
Om 1.b) uit te voer: |
| |
a) |
Bepaal die volgende: |
|
Wat |
Afkorting |
Beskrywing |
Begrote koste van geskeduleerde werk |
BCWS |
Wat moes, volgens beplanning, nou al gespandeer gewees het? |
Begrote koste van werk gedoen |
BCWP |
Watter % van elke aktiwiteit is voltooi? Bepaal dieselfde % van die koste. |
Werklike koste vir werk gedoen |
ACWP |
Werklike spandering tot op datum |
Begrote koste by afhandeling |
BAC |
Wat volgens die beplanning die koste van die projek gaan wees |
|
|
b) |
Bepaal die afwyking t.o.v. kostes (CV) |
|
|
CV |
= |
BCWP |
- |
ACWP |
x |
100 |
------------------ |
----------- |
BCWP |
1 |
CV |
> 0 |
Minder as begroot gespandeer |
CV |
< 0 |
Oorgespandeer |
|
|
c) |
Bepaal die afwyking t.o.v. skedule (SV) |
|
|
SV |
= |
BCWP |
- |
BCWS |
x |
100 |
------------------ |
----------- |
BCWS |
1 |
SV |
> 0 |
Voor skedule |
SV |
< 0 |
Agter skedule |
|
|
| |
Bepaal kosteprestasie |
1. |
Wat is die CPI ("Cost performance index")?: Dit dui aan hoe effektief die projekspan tot op datum koste in vordering omgeskakel het. |
2. |
Om te bereken : CPI = BCWP / ACWP |
| |
Bepaal vooruitskouing |
1. |
"Estimate to completion" = BAC - BCWP |
2. |
"Estimate at completion" = ETC - ACWP |
LW! |
Indien 'n grafiek getrek sou word wat die verskil aandui tussen begrote
en werklike uitgawes, behoort die afwyking al kleiner te raak hoe verder die projek vorder. |
